Gestionale per studi dentistici · Astra K

Il gestionale che ho costruito per il mio studio dentistico

Q: Posso portare dentro i pazienti dal gestionale che uso oggi?

Sì. L'import di pazienti, listino e operatori dal gestionale attuale lo facciamo noi in fase di partenza.

Agenda, conferme, richiami, piani di cura, preventivi e ricevute nello stesso posto. Ogni schermata segue un protocollo che in studio usiamo tutti i giorni, così nessun paziente esce senza un prossimo appuntamento e nessuna disdetta resta senza risposta.

Prenota una demo di 30 minuti Guarda cosa fa

Usato ogni giorno in uno studio veroPrenotazione online inclusaPersonalizzato sul tuo studio

Agenda settimanale del gestionale divisa per poltrona, con gli appuntamenti colorati per operatore

Lo studio dove è nato

21.704 €fatturato nel 2020, il primo anno

642.112 €fatturato nel 2025

579.794 €fatturato 2026 al 21 ottobre, già il 90% di tutto il 2025

800+recensioni Google, media 4,9 stelle

Fatture emesse dallo studio, senza capitali esterni. *2026 aggiornato al 21 ottobre: 579.794 € in 294 giorni, circa 1.970 € al giorno contro i 1.760 € del 2025. Lo studio non viene citato per nome.

Perché un gestionale nuovo

Il gestionale che usavamo prima registrava le cose, ma non aiutava la segreteria a farle. Preparare le fatture della mattina era lento, le disdette finivano in un'agenda senza memoria, i piani di cura non accettati sparivano. Ho scritto i protocolli dello studio (chi fa cosa, quando si richiama, cosa si chiede al paziente) e poi ho costruito il software che li mette in pratica.

Ogni paziente perso vale tra 10.000 e 20.000 euro nel suo ciclo di vita in studio. Il gestionale serve a non perderne neanche uno.Giorgio Gnoli, dalla demo del gestionale

Cosa fa, schermata per schermata

Le immagini vengono dalla demo registrata sullo studio di prova: pazienti e numeri sono inventati.

01 · Dashboard

I numeri del giorno, appena entri

La segreteria apre il gestionale e vede subito cosa c'è da fare: appuntamenti di oggi, pazienti da richiamare, preventivi in attesa, saldo aperto, disdette da gestire.

Sotto ci sono i buchi in agenda della settimana, poltrona per poltrona, con la percentuale di riempimento. Se chiama un paziente, il posto libero è già lì: un clic e l'appuntamento è fissato.

Dashboard con numeri del giorno, buchi in agenda e pazienti da richiamare

02 · Agenda

Sei stati per ogni appuntamento

Vista per poltrona, per operatore, settimana o mese. Il gestionale sa chi è di turno su quale riunito e lo propone da solo quando fissi.

PianificatoConfermatoTenutoNon tenutoDisdettoRiprogrammato

Dietro questi stati c'è il controllo dello studio: quante disdette arrivano, quanto prima, e quante la segreteria riesce a recuperare.

03 · Disdette e conferme

Una disdetta diventa subito una nuova data

Quando un paziente disdice, il gestionale chiede cosa fare: rifissare ora, richiamare tra un'ora, tre giorni o una settimana, oppure segnare il paziente come perso. Si annota se la disdetta è del paziente o dello studio e il motivo resta nelle note.

La pagina conferme mostra gli appuntamenti delle prossime 48 ore ancora da confermare e la percentuale di disdette recuperate. Con AstraChat le conferme arrivano da WhatsApp con un bottone; senza, la segreteria conferma con un clic dopo la telefonata.

Pagina conferme con appuntamenti da confermare e disdette da recuperare

04 · Slot liberi

Il paziente prenota da Google e dal sito

Gli slot liberi si vedono per operatore, poltrona e durata. Se l'igienista segue sempre lo stesso paziente, lo fissi guardando solo la sua disponibilità.

Gli stessi slot finiscono in una pagina di prenotazione che puoi collegare alla scheda Google Maps e al sito. È inclusa nel gestionale, senza moduli a pagamento.

Slot liberi della settimana per operatore e poltrona

05 · Scheda paziente

Odontogramma, anamnesi e tutto quello che serve sapere

A sinistra l'anagrafica che serve davvero per la fattura, la provenienza (sito, Google, passaparola), l'igienista di riferimento, la famiglia, la lista d'attesa, la richiesta di recensione.

Al centro l'odontogramma permanente e deciduo: ogni dente segnato come preesistente, da fare, in corso o fatto. Quello che il dentista segna da fare finisce nel piano di cura. Poi note cliniche, anamnesi, foto e la cronologia di ogni contatto. In studio l'anamnesi la facciamo compilare e firmare su tablet.

Ogni paziente ha anche un punteggio calcolato su frequenza, anzianità e pazienti portati, per riconoscere subito i più fedeli.

Scheda paziente con odontogramma e dati anagrafici

06 · Piani di cura

Una pipeline per non perdere i piani aperti

Piano di cura, preventivo e ricevute sono collegati. Ogni piano passa da creato, in negoziazione, accettato, iniziato, concluso o chiuso perso, con scadenza e probabilità di chiusura.

Diventa iniziato quando parte il primo pagamento e concluso quando è saldato, senza spostarlo a mano. Il clinic manager vede a colpo d'occhio quanto fatturato è fermo in piani non ancora chiusi, e chi richiamare per il budget del mese. Dentro il piano si calcola anche il finanziamento, con tasso e rate.

Pipeline dei piani di cura divisa per stato con importi da saldare

07 · Preventivi e ricevute

Dal preventivo al commercialista

Nel preventivo ogni prestazione si segna come accettata o rifiutata, e da lì si aggiorna il piano. Le ricevute sanitarie calcolano bollo e quota esente, escono con il modello grafico dello studio e a fine mese si esportano in XML per il commercialista.

Preventivo con prestazioni accettate e non accettate

08 · Report

I numeri che servono al titolare

Fatturato e incassato del mese, cosa resta da incassare, preventivi emessi e percentuale di conversione, giorni tra preventivo e prima fattura, saturazione per riunito e per operatore, appuntamenti per stato.

È la parte che amplierò di più nei prossimi mesi: piani di cura venduti ogni settimana, chiusure rispetto alle prime visite, conversione dal primo contatto al preventivo firmato.

Cruscotto report con fatturato, incassi e conversione dei preventivi

Uguale alla base, poi fatto sul tuo studio

Il punto di partenza è lo stesso per tutti. Poi colonne, filtri, viste salvate, campi, motivi di richiamo, tipi di appuntamento e listino si adattano al modo in cui lavora il tuo studio, da solo o con me. Insieme al gestionale arrivano i protocolli e i tutorial che usiamo in studio, divisi per ruolo: dentista, igienista, assistente, segreteria, clinic manager.

Come si parte

Demo di 30 minuti sul tuo caso: quante poltrone, chi lavora su cosa, che gestionale usi oggi.
Messa in funzione: importiamo pazienti, listino e operatori, impostiamo poltrone, turni e ruoli.
Prime settimane insieme: segreteria e clinic manager lavorano con i protocolli, io sistemo quello che non torna.

Giorgio Gnoli, Astra K. Ex Salesforce, docente di CRM a Talent Garden e Learnn. Seguo il marketing e il CRM di uno studio dentistico dal 2020 e questo gestionale l'ho costruito lì, sui suoi protocolli.

Serve WhatsApp per usare il gestionale?

No. Il gestionale funziona da solo. Se vuoi le conferme automatiche su WhatsApp si collega ad AstraChat, che a sua volta può vivere senza gestionale.

Posso portare dentro i pazienti dal gestionale che uso oggi?

Sì. L'import di pazienti, listino e operatori lo facciamo noi in fase di partenza.

La prenotazione online costa a parte?

No, la pagina di prenotazione collegata agli slot liberi è inclusa.

Dove stanno i dati dei pazienti?

In un database in Unione Europea, a Francoforte. Ogni studio vede solo i propri dati e ogni persona accede con il proprio ruolo.

Quanto costa?

Dipende da poltrone, utenti e personalizzazioni. Lo vediamo insieme alla fine della demo, sul tuo caso.

Prenota una demo di 30 minuti

Ti faccio vedere il gestionale sul tuo caso. Scrivimi su WhatsApp o via email: ti rispondo io, di solito in giornata.

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