SMS di riserva a costo zero: il metodo in 7 passi
Mandi i promemoria su WhatsApp e pensi che arrivino a tutti. In un mese, in uno studio dentistico, 229 non sono arrivati. Ecco come li abbiamo recuperati con il telefono aziendale, senza pagare un SMS.
Ho aperto il registro invii di uno studio dentistico che usa AstraChat.
Un mese di promemoria WhatsApp. Ho contato quelli tornati indietro.
In studio nessuno lo sapeva.
Il messaggio fallisce in silenzio. Il software dice "inviato", il cliente non riceve niente, e il giorno dopo la poltrona resta vuota.
Il 24 settembre abbiamo acceso l'SMS di riserva. Prima settimana:
Qui sotto c'è il metodo in 7 passi. Vale per qualsiasi attività che lavora su appuntamento: studi medici, centri estetici, palestre, officine, saloni.
Ogni passo ha cosa fare, l'errore da evitare e una cosa da fare domani. Le slide, la guida tecnica e le schede pronte sono in fondo.
Prima: le parole che useremo
Se una parola ti è nuova, la trovi qui. La rispiego anche dove compare.
Conta i promemoria che non arrivano
Prima di costruire qualsiasi cosa, guarda il numero. Ti dice se il problema c'è e quanto è grande.
2. Filtra gli ultimi 30 giorni.
3. Tieni solo lo stato "fallito" (in inglese failed).
4. Conta i messaggi, poi i clienti diversi.
Il codice che conta di più è il 131026: per Meta significa "messaggio non consegnabile". Quasi sempre il numero non ha WhatsApp, è un fisso, o l'app è stata disinstallata.
Nel caso dello studio: 229 messaggi falliti, circa 44 clienti. Sempre gli stessi, mese dopo mese.
Scegli il telefono e la SIM
L'SMS di riserva parte da un telefono vero, con una SIM vera. Il cliente vede il numero della tua attività e può rispondere.
SIM: aziendale, con gli SMS compresi nell'offerta.
Dove: in sede, acceso, in carica, collegato al Wi-Fi. Va bene anche un telefono vecchio in un cassetto.
Leggi il contratto della SIM prima di partire. Cerca il limite di SMS al giorno e le regole sugli invii automatici. Per i promemoria di riserva bastano poche decine di SMS al giorno.
Collega il telefono con un gateway SMS
Il gateway SMS (l'app "postino" del glossario) collega il telefono al software che gestisce i tuoi messaggi.
2. Abbina il telefono al server con il QR che ti dà il software. Dentro il QR ci sono l'indirizzo del server e una chiave segreta.
3. Manda un SMS di prova al tuo numero.
4. Controlla che il software veda la data di consegna.
Due dettagli che ci hanno fatto perdere tempo. Il numero va sempre scritto in formato internazionale, +393…, senza spazi. E il gateway che usiamo non scrive mai "consegnato": la consegna si legge dalla data di consegna, quando c'è.
La chiave del gateway resta sul server. Non va mai nel browser né nel foglio Excel.
Scrivi la regola: WhatsApp prima, SMS se fallisce
Questa è la parte che fa il lavoro. Una sola regola, sempre uguale:
allora il messaggio entra in coda come SMS.
Ogni 2 minuti un controllo svuota la coda e il telefono spedisce.
Tre limiti che tengono tutto sotto controllo:
Massimo 100 SMS al giorno, così l'operatore non blocca la SIM per invio anomalo.
Testo sotto i 160 caratteri, cioè un SMS solo, con la richiesta di rispondere OK o NO.
Nello studio la regola copre tre messaggi: la conferma della prenotazione, il promemoria del giorno prima e il sollecito del giorno stesso.
Fai tornare le risposte in agenda
Un SMS a cui il cliente risponde "OK" e che nessuno legge è lavoro buttato. Le risposte devono cambiare l'agenda da sole.
Poi l'assistente AI, solo per il testo libero ("arrivo 10 minuti in ritardo", "posso giovedì?").
L'assistente ha tre vincoli. Riceve solo il testo dell'SMS, senza nome né numero. Può solo confermare, e solo se è sicuro almeno all'80%. Tutto il resto passa a una persona.
Una disdetta scritta a parole non annulla mai l'appuntamento da sola. Decide l'attività.
Metti disdette e conferme sotto gli occhi
Una disdetta vista subito è uno slot che fai in tempo a riempire. Vista il giorno dopo è un'ora persa.
In tabella: accanto a ogni messaggio, Confermato o Disdetto.
Archivia quelle già gestite, così resta in vista solo il lavoro da fare.
Nello studio avevamo anche una mail per ogni SMS di riserva partito. Dopo pochi giorni era solo rumore e l'abbiamo spenta. Allo studio arriva la mail solo per le disdette.
Apri la prenotazione senza il gestionale
Chi prenota da fuori sede (un collaboratore, una segreteria esterna) non deve entrare nel gestionale. Gli basta una pagina con gli slot liberi.
Ricontrollo: prima di salvare guarda di nuovo l'agenda, così due persone non prendono lo stesso orario.
Scrittura diretta: l'appuntamento finisce nel gestionale tramite API (la porta di servizio del programma). Nel caso dello studio il gestionale è AlfaDocs.
Note del giorno: sede, presenze, avvisi, in cima a ogni giornata.
Slot extra: il titolare trascina sul calendario e apre una fascia in più.
Due accessi diversi. Chi prenota vede giorno e settimana e può solo prenotare. Il titolare vede anche il mese e gestisce gli slot extra. Dopo 10 password sbagliate l'accesso si blocca per 15 minuti.
Quanto costa, davvero
Un servizio SMS a pagamento fa pagare ogni invio. Ha senso per le campagne, quando mandi migliaia di messaggi.
Per i promemoria di riserva, poche decine al giorno, basta il telefono aziendale. Il costo è la SIM che l'attività paga già.
C'è anche un vantaggio che non si vede nel prezzo. Con un mittente a nome, come quelli dei servizi a pagamento, il cliente non può rispondere. Dal telefono aziendale sì, e la risposta torna in agenda.
Il metodo in 7 righe. Salvalo.
- Conta i WhatsApp falliti degli ultimi 30 giorni.
- Prendi un Android e una SIM aziendale con SMS compresi.
- Collega il telefono con un gateway SMS e fai la prova.
- Regola unica: WhatsApp prima, un SMS solo se fallisce, massimo 100 al giorno.
- Risposte OK e NO con regole fisse, l'AI solo per confermare.
- Disdette in cruscotto appena arrivano, una mail solo per quelle.
- Prenotazioni da una pagina che legge l'agenda viva.
Lo abbiamo costruito per uno studio dentistico, ma il problema è lo stesso per chiunque mandi promemoria: una parte dei clienti su WhatsApp non c'è, e nessuno lo misura.
P.S. Quanti dei tuoi promemoria non sono arrivati negli ultimi 30 giorni? Fai il conto del passo 1 e scrivimi il numero.
Scarica le slide, la guida .md e le schede
Le 13 slide in PDF, la guida tecnica in Markdown con come l'ho costruito e il prompt da dare a Claude Code, la scheda per partire, il foglio Excel e la mappa dei 7 passi. Rispondi a 7 domande e li scarichi subito.
| Messaggio | Caratteri | SMS |
| Promemoria | 112 | 1 |
| Conferma | 98 | 1 |
| Sollecito | 171 | 2 |
