Protocolli per studi dentistici · Astra K

I protocolli del mio studio dentistico, pronti per il tuo

Chi fa cosa, quando si richiama un paziente, come si chiude una disdetta. Tredici protocolli, le procedure per ogni ruolo e sette regole d'oro, scritti e usati ogni giorno in studio. Puoi partire dal kit, da un audit o farli scrivere sul tuo studio.

Vedi i tre modi di partire Leggi le sette regole

Per segreteria, assistente, dentista e clinic managerCon qualsiasi gestionale

Manuale dei protocolli dello studio, con i filtri per ruolo e la routine del lunedì

Cosa c'è dentro il manuale dello studio

13protocolli, dall'accoglienza al controllo qualità

4ruoli con la propria procedura e la propria checklist

7regole d'oro che valgono per tutti

642.112 €fatturato 2025 dello studio dove sono nati, da 21.704 € nel 2020

Le sette regole d'oro

Sono la prima pagina del manuale. Le trovi qui per intero perché da sole cambiano già il modo in cui lavora una segreteria.

Nessun paziente esce senza preventivo firmato e modalità di pagamento scelta.
Niente liste di carta. Le informazioni si leggono e si scrivono nel gestionale.
Ogni appuntamento passato si chiude: tenuto o non presentato. Un appuntamento lasciato aperto è un lavoro fatto a metà.
Dopo ogni seduta c'è un prossimo passo scritto: nuovo appuntamento, richiamo o attesa di una risposta.
Ogni nota ha una persona che la scrive. Nelle note ognuno cancella solo le proprie.
Mai dati di pazienti fuori dal gestionale: non nelle chat personali, non nelle foto del telefono, non nelle email private.
Se qualcosa non torna, lo scrivi nel registro delle domande. Non lo risolvi a memoria.

I tredici protocolli

Ogni protocollo ha uno scopo, chi lo fa, quando, i passi e dove si scrive nel gestionale.

P1 · Accoglienza del pazienteIl paziente si sente atteso e la seduta parte con tutto pronto.

P2 · Prima della sedutaIl dentista entra già informato su ultima cura, referto e preventivo.

P3 · Piano di cura e preventivoIl paziente capisce cosa deve fare, quanto costa e come paga.

P4 · Dopo la sedutaNessun paziente esce senza sapere cosa succede dopo.

P5 · Disdette e mancate presenzeNessun buco in agenda resta vuoto e nessun paziente si perde.

P6 · Richiami e igieneOgni paziente torna al momento giusto.

P7 · UrgenzeChi ha un'urgenza viene richiamato presto, anche se scrive fuori orario.

P8 · Richieste e contatti nuoviOgni richiesta diventa un appuntamento o un no chiaro.

P9 · Messaggi WhatsAppNessun messaggio di un paziente resta senza risposta.

P10 · Pagamenti, fatture e ricevuteOgni lavoro eseguito ha il suo documento fiscale corretto.

P11 · Abbonamenti di prevenzioneNessun abbonato perde la copertura senza essere chiamato.

P12 · Privacy e accessiI dati dei pazienti restano protetti, chi entra vede solo quello che gli serve.

P13 · Controllo qualitàSi migliora il servizio senza cercare colpevoli.

Un protocollo per intero: P5 · Disdette, spostamenti e mancate presenze

Scopo: nessun buco in agenda resta vuoto e nessun paziente si perde. Chi: segreteria. Quando: a ogni disdetta, spostamento o appuntamento non presentato.

Apri l'appuntamento e scegli Disdici.
Scegli cosa fare: rifissa ora, da richiamare (con data e motivo) o paziente perso.
Indica il motivo, disdetta del paziente o dello studio, con una nota se serve.
Se il paziente non è venuto, segna Non presentato e prova a richiamarlo.
Riempi il buco dalla lista dei posti liberi della settimana.

Un annullamento si chiude con una nuova data, non solo con un messaggio su WhatsApp. L'appuntamento disdetto resta in elenco, barrato: non si cancella.

Le procedure per ogni ruolo

Oltre ai protocolli, ogni persona ha la sua giornata scritta: cosa fa la mattina, cosa controlla prima di andare via, cosa guarda ogni lunedì e a fine mese. La clinic manager, per esempio, il lunedì riprende i piani di cura fermi da più di sette giorni, a fine mese controlla che nessuna fattura sia bloccata e manda il file al commercialista.

Tre modi di partire

Fai da te

Blueprint studio dentistico

499 € IVA inclusa

Playbook PDF di 34 pagine con il metodo e gli errori da evitare
Procedure della segreteria per prenotazioni, richieste e richiamate
Checklist di messa online
Template del sito con prenotazione in 4 passi, tracciamento e script Google Ads

Compra il Blueprint · 499 €

Il punto di partenza

Audit dello studio

1.000 € + IVA

Guardo agenda, richiami, disdette, preventivi e come lavora la segreteria
Controllo sito e scheda Google Maps
Ricevi un rapporto scritto con i protocolli da adottare per primi
Chiudo sempre con le tre cose da fare lunedì
Gratis se poi fai il sito con me

Chiedi l'audit

Fatto sul tuo studio

Protocolli su misura

Su preventivo

I tredici protocolli e le procedure per ruolo riscritti sul tuo studio
Manuale online con password per il team, con filtri per ruolo
Formazione della segreteria e della clinic manager
Se vuoi, protocolli già dentro il gestionale

Scrivimi cosa ti serve

Gli altri pezzi dello stesso metodo

Il gestionaleAgenda, richiami, piani di cura e report costruiti su questi protocolli. Da 5.000 € una tantum. Il sito dello studioPrenotazione online in 4 passi e ogni richiesta che arriva nel gestionale. Da 1.000 €. Conferme su WhatsAppAstraChat: il paziente conferma con un tocco e l'agenda si aggiorna.

Giorgio Gnoli, Astra K. Ex Salesforce, docente di CRM a Talent Garden e Learnn. Seguo il marketing e il CRM di uno studio dentistico dal 2020: questi protocolli li abbiamo scritti lì, con la clinic manager e il team.

Il Blueprint da 499 € contiene tutti i protocolli?

No. Contiene il playbook con le procedure della segreteria per prenotazioni e richieste, la checklist di messa online, il template del sito, il tracciamento e gli script Google Ads. I tredici protocolli e le procedure per ruolo si scrivono sul tuo studio, con la consulenza.

Funzionano con qualsiasi gestionale?

Sì. Ogni passo dice cosa fare e dove scriverlo. Con il gestionale Astra K sono già dentro le schermate.

Cosa ricevo con l'audit?

Un rapporto scritto su agenda, richiami, disdette, preventivi, segreteria, sito e scheda Google, con i protocolli da adottare per primi e le tre cose da fare subito. Se poi fai il sito con me, l'audit non lo paghi.

Quanto costano i protocolli su misura?

Dipende da quante persone ci sono nel team e da quanto è diverso il tuo modo di lavorare. Scrivimi cosa ti serve e ti mando il preventivo.

Da dove parti?

Scrivimi su WhatsApp o via email cosa ti serve: ti rispondo io, di solito in giornata.

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