Outreach da zero: il metodo in 7 passi
Come trovare le aziende giuste, recuperare un'email vera per ognuna, scrivere due righe e arrivare a una telefonata. Con i numeri veri di un progetto di settembre.
A metà settembre un'azienda nautica ci ha fatto una richiesta precisa.
Aveva una barca già progettata e già portata in fiera. Le serviva un cantiere che la costruisse in pochi esemplari.
Non aveva nemmeno un elenco di cantieri da contattare.
Il 21 settembre sono partite le prime email. Sei giorni dopo c'erano 12 conversazioni aperte, in 4 paesi. Ecco il percorso, con i numeri.
Qui sotto trovi il metodo passo per passo. Funziona uguale se cerchi fornitori, distributori o clienti. Ogni passo ha una definizione, un esempio vero, l'errore da evitare e una cosa da fare domani.
Prima: le parole che useremo
Se una parola ti è nuova, la trovi qui. La rispiego anche quando compare.
Scrivi chi cerchi e dove sta scritto
Prima di cercare, decidi dove cercare. Ogni settore ha i suoi elenchi pubblici. Il trucco è usarne più di uno, perché ognuno vede solo un pezzo.
Noi ne abbiamo usati tre:
Il registro delle imprese, filtrato per codice ATECO (il codice dell'attività): 30.11 per le navi e 30.12 per le imbarcazioni da diporto. Altre 2.349 aziende italiane.
Il registro ufficiale albanese più Google Maps: 347 aziende, per un paese che le altre fonti non coprivano.
Due directory internazionali promettevano centinaia di fornitori. Ne mostravano circa 23 per ricerca, il resto dietro abbonamento. Quel limite è il loro modo di venderti l'accesso, e noi le abbiamo lasciate stare.
Raccogli con un programma che sembra una persona
Lo scraping (il programma che legge le pagine al posto tuo) si blocca spesso al primo tentativo. Molti siti hanno un filtro anti-robot che fa da buttafuori: se il visitatore sembra un programma, non lo fa entrare.
Il nostro scraper passava perché usava un browser Chrome vero, con la finestra aperta, come una persona. I programmi "senza finestra" (si chiamano headless) venivano fermati.
Poi abbiamo spostato tutto su un server (un computer acceso giorno e notte, in un centro dati), così la raccolta andava avanti anche a Mac spento.
Due cose che abbiamo imparato:
Una riga vuota non vuol dire "finito". Quando il browser si bloccava, lo script segnava come fatte righe mai lette. L'abbiamo scoperto contando le righe vuote.
Trova il sito e l'email di ogni azienda
Dalla fonte arriva quasi sempre solo il nome. L'arricchimento (aggiungere sito, email e telefono) è il lavoro più lungo di tutto il progetto.
Lo abbiamo fatto in quattro giri, dal più semplice al più costoso in tempo:
Giro 2: le pagine nascoste. Per chi restava senza, leggiamo "chi siamo" e le note legali. Poi proviamo gli indirizzi più comuni, info@ e contact@, e li verifichiamo. 140 email valide su 442 tentativi.
Giro 3: Google Maps. 1.000 aziende ancora senza email, cercate su Maps con un servizio che visita anche il sito trovato. 570 email.
Giro 4: ricerca più precisa. Aggiungendo la categoria alla ricerca ("cantiere navale" oltre al nome), i risultati giusti sono passati dal 20% al 43%.
Alla fine: 2.327 siti ufficiali e 1.561 email, su 5.193 aziende.
Verifica ogni email prima di scrivere
Un'email trovata non è un'email che funziona. La verifica SMTP chiede al server di posta se la casella esiste, senza mandare niente.
Abbiamo passato tutte le 1.294 email da un servizio di verifica, e questo è il risultato.
Le 51 non valide sarebbero tornate indietro tutte. Ogni bounce (email tornata indietro) dice ai provider di posta che non conosci i tuoi contatti. Dopo un po' le tue email finiscono nello spam, anche quelle buone.
Le 333 catch-all (domini che accettano qualsiasi indirizzo) le abbiamo tenute da parte. Si usano dopo, a piccoli gruppi, guardando quante tornano indietro.
Scrivi poco, da un dominio dedicato
Un dominio dedicato è un indirizzo web diverso da quello principale dell'azienda, usato solo per scrivere a chi non ti conosce. Se qualcosa va storto, il dominio principale resta pulito.
Sul dominio dedicato abbiamo aperto tre caselle, già "scaldate". Il riscaldamento è un periodo di qualche settimana in cui la casella manda e riceve poche email alla volta, per farsi conoscere dai provider.
Le regole che abbiamo seguito:
Due email in tutto: la prima, poi un follow-up tre giorni dopo solo a chi non ha risposto.
Solo testo: niente immagini, niente link, niente pixel che conta le aperture. Un'email semplice sembra scritta da una persona.
Una domanda sola: "avete tempo per una telefonata?". Le specifiche arrivano dopo.
Poche al giorno: una finestra di due ore e mezza per campagna, dal lunedì al venerdì.
Ogni email aveva due versioni, e dentro ogni versione alcune frasi cambiavano da sola, grazie allo spintax (un modo di scrivere più alternative per la stessa frase, tra parentesi). Così due aziende non ricevono mai lo stesso identico testo.
Un'azienda ci ha risposto così: "senza contatti a fine email sembrava phishing". Aveva ragione. Una firma con telefono e sito costa una riga e toglie il dubbio.
Porta le risposte dove lavori già
Una risposta letta dopo due giorni vale meno di una letta dopo dieci minuti. Chi ti ha scritto "sì, chiamatemi" nel frattempo ha fatto altro.
Per questo abbiamo collegato lo strumento di invio a Slack (la chat di lavoro dei team). Ogni risposta arriva subito in un canale condiviso con il cliente, con il testo e il contatto. Il cliente la vede nello stesso momento in cui la vediamo noi.
Il passo successivo, che stiamo costruendo, è la chat diretta su WhatsApp. Tutta la conversazione con l'azienda che ha risposto resta in un unico posto, dalla prima email alla telefonata.
Poi le risposte vanno lette e messe in categorie. Delle 30 che abbiamo ricevuto:
Nove risposte su trenta sono arrivate da aziende che non costruiscono barche: elettricisti di bordo, officine, servizi di pulizia. Stavano nella lista perché le fonti le mettono nella stessa categoria dei cantieri. Il prossimo giro parte da un filtro più stretto.
Il follow-up ha portato 4 interessati su 12. Senza la seconda email, un terzo delle conversazioni non sarebbe mai partito.
Segna a che punto sei con ognuno
Una conversazione aperta si perde facilmente. Serve un posto dove vedere, per ogni azienda interessata, a che punto sei.
Noi usiamo una tabella con quattro caselle da spuntare. Ogni casella è un passo avanti:
Chiamato: la prima telefonata è fatta.
Mandato NDA: l'NDA è l'accordo di riservatezza. Lo firmi prima di mandare disegni e numeri del progetto.
Mandato progetto: il cantiere ha le specifiche e può preparare un'offerta.
| Azienda | Zona | Campagna | Risposta positiva | Chiamato | NDA | Progetto |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Cantiere Esempio Srl | Veneto | IT | ||||
| Nautica Rossi | Liguria | IT | ||||
| Example Yachts BV | Paesi Bassi | EN | ||||
| Adriatic Boats d.o.o. | Croazia | EN |
Una tabella così tiene tutti allineati. Basta un'occhiata per sapere chi va chiamato oggi e chi aspetta l'NDA. In un CRM (il programma dove tieni le informazioni sui clienti) diventa una fila di colonne da trascinare, ma per partire bastano quattro caselle.
Lo stack, strumento per strumento
Per chi vuole rifarlo, ecco cosa gira dietro ogni passo.
Sito ufficiale: ricerca automatica del sito per ogni nome. Alcuni motori di ricerca bloccano gli indirizzi dei data center: serve un piano B prima di partire.
Email dal sito: modelli AI open source tramite OpenRouter, che leggono la pagina ed estraggono l'indirizzo.
Google Maps: Apify, con un controllo che confronta il nome dell'azienda con il sito trovato. Per l'Albania, Outscraper.
Verifica: MillionVerifier, controllo SMTP casella per casella.
Lista unica: un solo file, senza doppioni, con la fonte e lo stato di verifica su ogni riga.
Invio: Instantly, tre caselle su un dominio dedicato, finestre orarie, stop automatico alla risposta.
Risposte: integrazione tra Instantly e Slack, con WhatsApp in arrivo.
Trattative: una pagina web condivisa con quattro caselle per azienda.
Il metodo in 7 righe (salvalo)
- Scegli 2-3 fonti pubbliche: directory di settore e registro imprese per codice ATECO.
- Raccogli con un browser vero e controlla le righe vuote.
- Trova sito ed email in più giri, dal più semplice al più lento.
- Verifica ogni email e scrivi solo alle valide.
- Da un dominio dedicato: due email in tutto, solo testo, una domanda.
- Fai arrivare le risposte in un canale condiviso e dividile per tipo.
- Per ogni interessato segna: risposta, chiamata, NDA, progetto.
Il metodo vale per qualsiasi ricerca B2B: fornitori, distributori, terzisti, clienti. Cambiano le fonti del passo 1 e la domanda della prima email.
P.S. Dove trovi oggi le aziende da contattare: directory, registro imprese o LinkedIn? Scrivimelo, mi interessa capire da dove parte chi legge.
Scarica le schede per costruirlo nella tua azienda
Tre materiali pronti, fatti su questo metodo. Rispondi a 5 domande: li scarichi subito e ti arriva il link su WhatsApp o via email, valido 7 giorni.
| Azienda | Risposta | Chiamato | NDA |
| Cantiere A | Sì | Sì | No |
| Cantiere B | Sì | No | No |
| Yachts C | Sì | Sì | Sì |
